Ces dernières années, la gestion des appels d’offres pour les grands projets a été totalement métamorphosée avec la transformation numérique. Aujourd’hui, les appels d’offres pour les projets d’infrastructures ou de construction, par exemple, se complexifient tant au niveau de la réglementation qu’en termes de taille et de diversité des points à prendre en compte. Le point sur le nouveau rôle des outils numériques dans la gestion d’appels d’offres.
Évolution des méthodes et des contraintes liées aux appels d’offres
Lorsqu’une collectivité publique doit faire appel à une entreprise afin de répondre à un marché spécifique, elle est obligée d’engager une procédure d’appel d’offres. Toute collectivité est en effet dans l’obligation de diffuser publiquement l’information selon laquelle elle recherche une entreprise.
Il y a encore quelques temps, les appels d’offres fonctionnaient sur papier. Mais depuis plusieurs années, les entreprises soumissionnaires doivent s’adapter à une dématérialisation totale de la procédure afin de se conformer à la réglementation européenne. En effet, les collectivités réclament impérativement aux entreprises intéressées par le projet un dossier de candidature en version numérique. Les candidatures en version papier sont désormais automatiquement refusées. Cette obligation est toutefois à relativiser puisqu’autrefois, les démarches papier représentaient un véritable parcours du combattant pour les entreprises, et la dématérialisation du processus a permis une véritable optimisation de l’ensemble de la procédure, depuis la préparation du dossier jusqu’au paiement et à l’archivage.
Gestion d’appels d’offres et bonnes pratiques
Dans les grands projets de construction et plus généralement du BTP, la gestion d’appels d’offres passe par le respect de certaines pratiques indispensables :
- Être proactif : pour remporter un marché, il convient d’être le plus présent possible. Plutôt que d’attendre les différents documents, il conviendra de mener une démarche commerciale complète et active.
- Sélectionner les appels d’offres : parce que répondre à un appel d’offre prend énormément de temps, il est indispensable de bien sélectionner ses offres en amont. Plus une entreprise connaît ses points forts et ses limites et mieux elle ciblera les appels d’offres lui correspondant.
- S’assurer de comprendre les besoins du client : avant de constituer un dossier, il est essentiel de bien comprendre les besoins réels et précis du client. En effet, plus les réponses apportées seront cohérentes aux besoins et plus les chances de remporter le projet seront élevées.
- Mener une veille active : surveiller les sources officielles de diffusion des appels d’offres régulièrement, notamment dans le secteur du BTP et de la construction, est essentiel pour ne pas passer à côté d’une affaire intéressante.
- Dématérialiser son dossier : une fois l’offre sélectionnée et les besoins identifiés, l’entreprise devra impérativement dématérialiser son dossier. Cela passe par la numérisation de tous les documents et, pourquoi pas, par la mise en place d’outils dédiés tels qu’un système de messagerie perfectionné ou un module d’archivage.
L’organisation : pilier de la gestion d’appel d’offres
Lorsqu’une entreprise souhaite répondre à un appel d’offres, l’organisation demeure son plus grand atout. Il faudra en effet suivre un certain nombre d’étapes et, dans de nombreux cas, adopter des outils numériques qui faciliteront les démarches :
- Etape 1 : analyser le cahier des charges et s’assurer de bien comprendre les besoins du client en mettant, si besoin, un système de messagerie perfectionné en place.
- Etape 2 : partager les informations relative au projet avec l’ensemble de l’équipe, à travers un outil collaboratif.
- Etape 3 : négocier avec les fournisseurs.
- Etape 4 : ajuster le montant du marché en fixant définitivement un prix.
- Etape 5 : assurer le dépôt dématérialisé de l’appel d’offres.
Toutes ces étapes nécessitent une bonne organisation, qui repose évidemment sur des méthodes et des outils pour accélérer les appels d’offres.