Un outil qui vous permet de mieux gérer vos portefeuilles de projets est précieux pour vous prêter main-forte dans l’organisation et la priorisation des divers projets que vous devez mener de front. Mais ce n’est pas tout…
Le travail collaboratif avant tout
Un outil de gestion de portefeuilles de projets doit faciliter le suivi de l’avancement général de vos projets, de vos ressources humaines et matérielles, de votre budget, de vos délais. Mais au-delà de cet aspect technique de coordination des tâches, le véritable facteur de succès en lien avec l’utilisation d’un outil de GPP réside dans sa capacité à favoriser le travail collaboratif, c’est-à-dire à fluidifier la communication et à améliorer la coopération entre les différents acteurs autour d’un projet collectif.
C’est une d’autant plus vrai pour des secteurs comme l’aérospatial, l’agroalimentaire, l’industrie cosmétique ou encore l’univers de la construction qui sont associés à des projets d’une grande complexité. La difficulté vient non seulement du volume de données, d’acteurs et de modifications de données mais elle est décuplée par le nombre d’échanges et de liens entre ces différents éléments. Les phases d’un projet de construction (conception, réalisation, réception, livraison et phase d’exploitation et/ou déconstruction) sont nombreuses et nécessitent un suivi extrêmement fluide à tout instant afin de faciliter le travail au chantier tout en organisant efficassement le volume de données et d’interactions générés lors des différentes parties et sous-parties de chaque projet. Il est ainsi clef de faciliter la communication entre chaque intervenant au projet afin que celui-ci puisse être réalisé dans des conditions optimales à sa réussite.
Les avantages rattachés à une plateforme collaborative
- Centralisation des outils de travail – Une application ici, un logiciel là-bas, une autre version d’une autre application un peu plus loin, une boîte de courriels pêle-mêle, une montagne de fichiers tout aussi désordonnés, on ne sait plus où donner de la tête. Cet éparpillement est rebutant et contre-productif. Une plateforme collaborative permet de réunir sous un même toit tous les outils et toutes les fonctionnalités dont vous avez besoin, peu importe la configuration des projets.
- Communication et interaction constructives – Cette centralisation, en plus d’avoir l’avantage de regrouper les outils de travail nécessaire au bon déroulement d’un projet, facilite le dialogue et l’expression de commentaires entre les membres des équipes.
- Mise en commun des compétences – En plus de simplifier le partage des documents, un outil de GPP donne la possibilité à tous les membres d’une équipe travaillant autour d’un projet commun de partager leurs connaissances et leur expertise.
- Adaptabilité – L’utilisation d’une plateforme collaborative permet aux personnes impliquées dans un projet de s’adapter plus rapidement aux changements qui ne manquent jamais de survenir (nouvelles tâches, nouveaux membres dans l’équipe, modification de planning,…).
- Accessibilité – Accessibles dans le cloud, les utilisateurs d’un outil de gestion de projet bénéficient des atouts que lui confèrent sa mobilité (ordinateur, tablette, téléphone).
- Augmentation de l’efficacité des réunions de projets – Les réunions visant à faire le suivi sur l’état d’avancement d’un projet sont souvent chronophages et inefficaces. Les espaces communs digitaux contribuent à amoindrir les pertes de temps en donnant aux membres de l’équipe un accès direct et instantané aux données relatives au projet en cours. Les réunions sont ainsi abrégées et deviennent principalement des espaces de décision.
- Créativité et innovation enrichies – Le caractère inclusif de cet espace commun digital conduit à l’éclosion d’idées de solutions inédites. Lorsque créativité et innovation font équipe ensemble, elles mènent souvent à des découvertes inusitées susceptibles de métamorphoser de manière positive le cours des projets.
- Transparence – Une plateforme digitale de gestion de projet permet à chacun des collaborateurs d’avoir une accès direct à la totalité des informations et des données et une vision globale et exhaustive des projets en cours.
- Gestion des référentiels de produits et d’articles – dans le secteur industriel (manufacturier, agroalimentaire, biens de consommation…), les plateformes de gestion de projets sont souvent structurées autour des projets de développement des produits. Elles structurent alors aussi les informations, échanges, processus collaboratifs autour du NPD (new product development).
Comment mettre en place des outils de travail collaboratif ?
Avant de vous lancer dans la rédaction de votre cahier des charges, tenez-compte de ces 4 principes clés :
- Convaincre – Il importe pour une entreprise de démontrer avec aplomb les bénéfices dont pourront profiter ses collaborateurs en utilisant les outils de GPP.
- Former – Pour que les équipes apprennent à maîtriser correctement les nouveaux outils, des formations (logiciel de GPP, cloud,…) doivent être dispensées. Un employé devrait en outre être attitré à la coordination des activités entourant la mise en place de la plateforme collaborative.
- S’impliquer – Les gestionnaires doivent ouvrir la voie concernant l’utilisation des nouvelles méthodes de travail qu’ils mettent en œuvre pour donner l’exemple et motiver leurs équipes.
- Patienter – L’intégration de nouveaux outils et procédures en milieu de travail ne s’effectue pas du jour au lendemain. Il faut laisser du temps aux travailleurs de se les approprier et pour que l’espace collaboratif soit utilisé à sa pleine capacité. Patientez et persévérez…