Afin de faciliter la collaboration, le suivi et les interactions, la digitalisation des processus en entreprise est une priorité. Ces process digitaux n’ont d’importance que s’ils sont connectés au reste du système d’information et qu’ils peuvent exploiter les données, les mettre à jour, voire les enrichir. C’est ce qu’on appelle « l’adhérence ». Son objectif est aussi bien de faciliter le travail des utilisateurs à chaque étape que de valoriser les actions réalisées et les tracer. Sans cela, nous nous retrouvons qu’avec une succession d’écrans sans valeur. Ici, vous verrez que le retour sur investissement de la digitalisation des process n’existe que si ces derniers sont adhérents au SI.
La notion de process en entreprise
Un process est un ensemble d’étapes qui permet d’atteindre un objectif spécifique. On a donc une entrée, une sortie et toute une série de procédures. Le terme est d’ailleurs dérivé de « procedere » en latin, qui signifie « aller de l’avant ». Les process peuvent toucher toutes les sphères de l’entreprise. Ils font partie de la « démarche qualité » de l’organisation. On appelle « workflow » la mise en œuvre technique d’un process. Un processus commercial par exemple, est donc une chaîne, avec en entrée le client et en sortie, la satisfaction de celui-ci. Un process peut être divisé en sous-processus et chaque sous-processus est affecté à une personne responsable. Chaque process a évidemment un objectif prédéfini.
Les trois types de process d’entreprise
On distingue trois grands types de process, avec tout d’abord les process de base. Il s’agit des process destinés à fournir le service principal de l’organisation. On trouve aussi des process de gestion. Ces process ont pour but de guider la société et de permettre une gestion orientée vers l’atteinte d’objectifs. Ils portent par exemple sur la gestion du personnel, la gestion des risques et des finances, la gestion de la qualité et la mise en œuvre de la stratégie d’entreprise. Enfin, il existe également des process de soutien qui ont pour but de soutenir les processus de base. Ils n’ont eux-mêmes aucune valeur ajoutée. Ils apportent leur soutien en matière d’informatique, d’administration du personnel, de maintenance, de comptabilité et de traitement des données.
L’urbanisation des SI
L’urbanisation des systèmes d’information est une notion qui ne date pas d’hier. En effet, on en parle depuis les années 80 et cela a surtout au départ touché le monde de la finance. À l’époque, le développement informatique se faisait par l’ajout de couches successives afin de répondre aux besoins. Les architectures devenant de plus en plus complexes, il a été nécessaire de repenser les systèmes en intégrant dès le début du développement, la notion de flexibilité. La démarche d’urbanisation se base très souvent sur un modèle à quatre couches (métier, fonctionnelle, applicative et technique).
La numérisation des processus d’entreprise
À mesure que les organisations se développent, les process externes et internes peuvent devenir très complexes. Cela est particulièrement vrai si plusieurs sites ont été ouverts ou si différents domaines de responsabilité de l’entreprise ont été externalisés. Pour mieux comprendre comment les méthodes commerciales peuvent être modifiées et comment la complexité peut être traitée, il est nécessaire de définir exactement comment les process fonctionnent au sein de l’organisation. Dans un deuxième temps, les processus d’entreprise peuvent être numérisés. La digitalisation a bien des avantages. Elle permet dans un premier temps de figer les procédures et d’éviter toute mauvaise interprétation. Elle simplifie grandement la collaboration entre les différents acteurs concernés par une tâche. Il n’y a plus besoin de se poser la moindre question. Un process est vivant dans le sens où celui-ci est mis à jour au fur et à mesure en fonction des retours d’expérience. La numérisation a pour but de toujours mettre en avant la dernière version validée d’une démarche. Mais l’adhérence au système d’information est un plus non négligeable. L’adhérence des processus au SI est essentielle pour leur donner de la valeur : c’est maintenant un must-have des pratiques de Business Process Management ! En effet, si l’adhérence est faible ou nulle, ils ne sont que des successions d’écrans. Lorsqu’on parle d’adhérence, on pense à l’interconnexion entre les formulaires dédiés à la résolution de procédures et l’ensemble des informations de l’entreprise. Ce modèle vient donc en opposition avec celui des silos applicatifs propriétaires et totalement indépendants. L’objectif est de toujours gagner en productivité par le biais d’une interconnexion avec par exemple les données relatives aux clients, aux fournisseurs, aux stocks, à la comptabilité, etc.