Avec la démultiplication des documents numériques, de nombreux outils de gestion des données sont apparus. Les solutions les plus connues de stockage en ligne, massivement employées par les particuliers comme par les professionnels, ont pourtant un apport limité. Les entreprises, soumises à de fortes contraintes et possédant des processus très codifiés, ont tout à gagner à exploiter une solution de Gestion Électronique des Documents (GED). Très spécialisés, les outils tels que le Case Management assurent une organisation de l’information par mission, plus pertinente pour avancer efficacement, et accèdent à l’ensemble des données de l’entreprise. Ces outils offrent ainsi de nouvelles possibilités et accélèrent les processus : des atouts clés pour les entreprises en phase de transformation digitale.
Les principaux outils de gestion documentaire
La Gestion Électronique de Documents est utilisée par de nombreuses personnes et entreprises au quotidien, sous des formes simples comme très élaborées. Les plateformes les plus connues tels que Google Drive, Dropbox, Microsoft OneDrive ou encore iCloud assurent de premières fonctions de GED basiques. Elles permettent notamment la modification et le partage des fichiers numériques stockés, ainsi que des modes d’édition collaboratifs pour le travail commun sur des documents. Les outils grand public offrent également une protection renforcée des données stockées en ligne.
Les solutions d’Enterprise Content Management — ou Gestion de Contenu d’Entreprise, quant à elles, s’adressent aux entreprises et offrent des possibilités bien plus vastes, adaptées aux importants volumes de données traités par les entreprises. Ainsi, au stockage et aux options de publication s’ajoutent un grand nombre de fonctionnalités de numérisation, d’indexation ou de recherche.
Le Case Management désigne un certain type de solution ECM. Dédié au traitement de tâches ou activités individuelles (appel d’offre, recrutement, étude…), l’outil rassemble et rationalise les informations nécessaires à la réalisation de la mission. Prenant en compte les processus métiers, ce type de logiciel est un véritable accélérateur de performance pour des entreprises submergées de données numériques. L’éditeur de logiciel Anakeen a d’ailleurs une approche innovante de la GED en ce sens.
Des fonctions qui vont bien au-delà du stockage
A l’ère du tout numérique, les besoins des entreprises ne se limitent plus à la simple numérisation de documents. Les outils de gestion documentaire choisis doivent aujourd’hui offrir une expérience innovante et une assistance complète pour fournir le bon document au bon moment. C’est pourquoi le Case Management et les solutions d’ECM et de GED verticalisées par secteurs d’activité (agroalimentaire, industrie, btp, grande distribution…) s’inscrivent dans la stratégie de nombreuses entreprises désireuses d’optimiser leurs méthodes. Les applications professionnelles viennent s’intégrer à un environnement applicatif déjà en place et offrent une grande souplesse de paramétrage. L’objectif : faire correspondre les fonctionnalités à des besoins métiers bien spécifiques.
La connaissance de l’entreprise ainsi acquise par les outils de Case Management et de GED est précieuse : elle permet d’accélérer le traitement des documents, d’améliorer les réponses aux requêtes et d’ajouter de l’automatisation pour libérer du temps. Les solutions logicielles dédiées créent une chaîne documentaire très fluide qui accompagne efficacement les workflows. Avec le Case Management, la recherche est par ailleurs plus intuitive et le traitement des demandes plus adéquat, puisque les informations sont classées par mission et toujours transmises aux personnes responsables.
La capacité des outils modernes à numériser intelligemment les documents — via la reconnaissance optique, notamment — et à instaurer des processus de validation automatisés facilite la structuration et la bonne indexation des fichiers. Les outils de GED se mettent également au service des processus avec la création de formulaires ou de cahiers des charges sur la base de modèles personnalisés. Notons également que les solutions professionnelles assurent un respect scrupuleux des normes rédactionnelles en vigueur et des prérequis juridiques. La sécurité des données est renforcée, avec des gestion d’accès fines qui donnent à ces outils un avantage certain sur les solutions grand public.
Des assistants au service des workflows
Plus souples et moins automatisées que d’autres outils d’entreprise, les solutions de GED et de Case Management permettent à la fois la systématisation des actions à faible valeur ajoutée et la prise de décision non structurée pour les intervenants humains. En comparaison avec des outils d’optimisation des workflows tels que le BPM, l’ECM et le Case Management offrent davantage de liberté dans la gestion des tâches. Leur soutien réside dans la mise à disposition d’une information pertinente en temps réel, mais aussi dans leur aspect collaboratif. Informés en permanence des évolutions documentaires liées à leur mission, les collaborateurs peuvent intervenir de manière imprévue. Le cadre structurant proposé par le Case Management assure une bonne compréhension entre les utilisateurs de tous métiers en unifiant les méthodes, contribuant ainsi également à mieux travailler avec ses partenaires en entreprise étendue.
Ainsi, les logiciels de gestion documentaire, spécialisés ou non, sont de véritables assistants du quotidien et offrent aux collaborateurs une grande liberté d’action. Leur mission, complémentaire avec celle des outils d’optimisation des processus, est essentielle pour améliorer la productivité. Bien structurés, les documents d’entreprise sont mieux protégés et leur lecture par tous les intervenants est facilitée. Impliqués dans la plupart des processus d’entreprise, les données techniques sont plus fiables et représentent une base de travail saine.
Moins contraignantes que d’autres applications, les solutions de GED sont donc un atout de taille pour les entreprises souhaitant accélérer la dématérialisation de leurs documents tout en améliorant leurs méthodes. Les outils professionnels offrent une performance allant bien au-delà de celle des outils grand public : le choix d’un logiciel adapté est donc recommandé à tous les décideurs qui souhaitent s’armer efficacement face à la concurrence.