Il est généralement reconnu que les avantages dont bénéficient les entreprises grâce à l’implantation d’un ERP – pour la première fois ou dans le cadre d’une migration vers une nouvelle version – sont supérieurs aux efforts consentis pour réaliser cette implantation, notamment en matière de pilotage d’entreprise. Mais pour tirer pleinement profit des bienfaits d’un ERP, pilier du système d’information, encore faut-il réussir sa mise en oeuvre qui peut se révéler complexe.
Le plus grand défi qui y est rattaché – outre les défis techniques (analyse et conciliation des données entre l’outil existant et le nouveau) – consiste à assurer la bonne communication et la bonne coordination entre les départements visés par le déploiement d’un projet ERP. Afin d’obtenir les résultats attendus, voici quelques facteurs clés à prendre en considération.
Commencer par bien définir les objectifs
La majorité des entreprises qui prévoient d’investir dans un ERP ont un objectif commun, soit gérer interactivement tous les métiers à l’interne et ainsi gagner en productivité tout en contrôlant leur développement. Cela suppose discipline et méthodologie, du choix du logiciel jusqu’à son implantation.
Il est cependant essentiel avant tout de s’interroger sur l’intérêt réel d’implanter un ERP. Il s’agit d’un investissement important et la motivation première d’une société d’intégrer un logiciel de planification des ressources ne doit pas reposer uniquement sur sa volonté de faire comme ses concurrents. Elle doit se questionner sur les atouts d’une telle mise en place pour son exploitation mais aussi sur la pertinence ou non d’investir dans un système plus utile ou plus rentable. Il est tout aussi nécessaire d’établir avec précision les besoins de l’entreprise auxquels le logiciel doit répondre. L’ERP servira-t-il à piloter plus convenablement l’activité de l’entreprise ? Aura-il pour mission d’améliorer le suivi de l’exploitation des données ? Agira-t-il comme remplaçant à une solution obsolète ? Les raisons varient en fonction des particularités de l’activité et de la structure de l’entreprise.
Rédiger un cahier de charges exhaustif
De plus, il y a des conseils importants à suivre pour assurer le succès du projet ERP, et notamment la détermination des objectifs qui doit s’effectuer au premier niveau des décideurs. Il importe donc que les gestionnaires se déclarent unanimement d’accord avec les orientations à suivre. Une fois les objectifs et les besoins de l’entreprise clairement déterminés, il est impératif de les mettre par écrit. En formalisant le projet ERP dans un cahier des charges, l’entreprise dispose d’un support matériel à consulter lorsque nécessaire, validé en amont par écrit. En faisant l’effort d’affiner le plus possible le projet dans le cahier des charges avec soin et méthodologie, l’entreprise se dote d’un outil qui facilitera le choix de l’ERP quand le temps sera venu de comparer plusieurs solutions avant d’arrêter son choix sur le logiciel le plus approprié.
Mettre sur pied d’un comité de pilotage
La réussite de l’implantation d’un système ERP repose en grande partie sur la mobilisation de ressources humaines et du développement de leurs compétences sur la solution. D’où la nécessité de mettre en place un comité de pilotage pour faire la liaison entre la direction et les collaborateurs, et les équipes du partenaire intégrateur qui seront tous visés par une telle implantation. Les membres de l’équipe de ce comité ont pour mission de s’assurer que toutes les personnes qui prennent part de près ou de loin au projet obtiennent le support et les ressources nécessaires de la part de la direction. Le comité de pilotage est composé d’un chef de projet désigné à l’interne et qui occupe idéalement des fonctions techniques. Le chef de projet, qui agit à titre d’unique référent, est assisté par des utilisateurs clés du logiciel. Les membres de la direction interviennent ponctuellement lors des séances de planning ou au moment de prendre les décisions stratégiques.
Choisir évidemment le bon logiciel ERP
Étape clé du projet, le choix du logiciel ERP ne doit pas être laissé au hasard. L’implantation de l’outil requiert un investissement substantiel en temps en argent, qui doit pouvoir être rapidement rentabilisé. Pour limiter les erreurs, il est conseillé de créer une liste de solutions envisageables, par rapport au cahier des charges. Les trois critères de base suivants devraient devraient être inclus dans le rapport d’expertise transmis par le partenaire retenu :
- Adaptabilité de la solution au métier de l’entreprise : le logiciel doit être adapté au secteur de l’entreprise et disposer de fonctionnalités et d’une interface propres à celle-ci pour une utilisation optimale et plus de bénéfices.
- Personnalisation de la solution : le logiciel doit être personnalisable pour procurer une meilleure exploitation utile des données et une plus grande autonomie à long terme, il doit également privilégier une expérience client réussie pour les utilisateurs.
- Accompagnement par l’intégrateur : un accompagnement de qualité offert par le prestataire de services est essentiel pour garantir la bonne prise en main du logiciel et la pérennité du projet. Des formations de qualité doivent également faire partie de l’offre de services.
Intégrer une logique d’amélioration continue
Un ERP de qualité est en constante évolution. Il progresse au gré des avancées technologiques et du développement de l’entreprise. Pour obtenir des services à la hauteur de ses attentes, l’entreprise doit collaborer avec un éditeur/partenaire apte à adapter ses produits aux besoins évolutifs de l’entreprise. Et pour tirer avantage de ces évolutions, l’éditeur doit assurer la formation continue de tous les utilisateurs impliqués dans le projet ERP. L’expertise produite par le consultant choisi doit contenir les mesures d’accompagnement personnalisé qu’il entend mettre en place.
Enfin, les dirigeants d’entreprise et leur DSI doivent être en mesure d’anticiper raisonnablement les divers risques rattachés à l’implantation d’un ERP – techniques, organisationnels, fonctionnels, de mise en œuvre et économiques.