Piloter une entreprise, quelle que soit sa taille, consiste en substance à suivre sa performance opérationnelle et financière en vue de les améliorer à l’aide de divers outils et indicateurs. Le pilotage exige donc de recueillir des informations pertinentes à des fins d’analyse et d’interprétation. À la lumière des résultats obtenus, les mesures correctives qui s’imposent peuvent être adoptées par les utilisateurs.
En plus d’accroître la performance opérationnelle et financière d’une organisation, cela sert également de référence ou de baromètre aussi bien économiques qu’en termes d’objectifs qualitatifs et quantitatifs. Le pilotage d’entreprise permet en outre de prévenir les risques et à d’anticiper les difficultés. De trop nombreux dirigeants font le choix de piloter leur entreprise « à l’aveugle » et, ce faisant, prennent des risques inutiles. C’est Steve Jobs qui a dit : « Il n’y a pas de bons vents pour celui qui ne connaît pas son cap »; aucun gestionnaire ne peut obtenir des résultats à la hauteur de ses attentes sans être muni d’une stratégie claire et efficace, de budgets bien préparés et contrôlés ainsi que de tableaux de bord partagés…
Les outils de gestion à la disposition du dirigeant et des managers
Parmi les logiciels de gestion et outils de pilotage disponibles, on retrouve les outils qui concernent la comptabilité et le budget, soit les comptes annuels et la situation intermédiaire. Ils facilitent la lecture et la compréhension de la situation passée et actuelle d’une société. Ces outils, pour être efficaces, doivent cependant être combinés à des outils qui rendent possible l’analyse instantanée de la situation de l’entreprise. Le prévisionnel et le tableau de bord doivent être intégrés au sein d’un outil d’élaboration budgétaire si l’on veut pouvoir atteindre cet objectif plutôt que de multiplier les classeurs Excel au sein de l’organisation
Le prévisionnel sert à déterminer en début d’année les buts visés et de prévoir les besoins sur le plan de la finance et en lien avec le développement envisagé. L’outil d’élaboration budgétaire mis en place servira ensuite à confirmer régulièrement la réalisation de ce prévisionnel et à établir un suivi relatif à la situation de la société… L’idéal sera alors de la partager au sein des équipes pour les responsabiliser, n’oublions pas qu’à l’heure de la transformation digitale c’est désormais le travail collaboratif qui prime…
Les avantages reliés à l’utilisation des bons outils de gestion et pilotage
Comme toutes les entreprises ne peuvent pas se permettre de faire appel aux services d’un consultant en management, comme toutes les PME n’ont pas nécessairement de temps ni d’énergie à investir dans une formation pointue en pilotage, le recours à des outils de gestion et de pilotage apparaît au final être la décision la plus sensée qui soit. D’autant plus que de nombreux outils logiciels sont aujourd’hui disponibles – en SaaS et/ou en mode cloud – dont certains, particulièrement utiles, comportent de multiples avantages. Parmi les principaux avantages, mentionnons :
- Facilité à mettre en place;
- Disponibilité en tout temps;
- Possibilité de paiement à l’utilisation;
- Gestion souple des droits d’accès;
- Communication entre collaborateurs améliorée;
- Suivi précis et en temps réel des activités de l’entreprise et de sa santé financière et économique;
- Possibilité de connexion avec la majorité des outils de gestion existants;
- Aide précieuse pour bonifier la gestion de la relation client.
En l’absence d’outils de gestion dédiés, le dirigeant devra développer ses propres documents de suivi, à l’aide du tableur Excel par exemple. Parmi ces documents, devraient se retrouver entre autres un tableau de suivi de trésorerie, des stocks et d’analyse des ventes et des prix, un calendrier de gestion du personnel et de la production, des tableaux relatifs au budget, des tableaux d’événements… Mais il n’obtiendra pas forcément tous les avantages d’un système d’information bien intégré…