La gestion documentaire dans les projets de travaux publics et de construction

La gestion documentaire dans le BTP

Dans les projets de construction et de travaux publics, les sous-traitants sont variés et avec des profils très différents. C’est pourquoi le volume et la diversité des documents techniques est une réalité ! Ces documents techniques mais aussi administratifs sont le cœur des informations qui sont échangées entre les différentes parties prenantes. Leur bonne gestion, ainsi que la gestion des échanges et des flux de transfert sont au cœur de la réussite des projets de construction. Les logiciels de GED (Gestion Electronique de documents) qui existent maintenant depuis une vingtaine d’années sont les solutions les plus utilisées pour répondre à ces enjeux. Ces logiciels GED disposent d’un périmètre fonctionnel ouvert qui varient selon le coût et les spécificités de l’outil.

 

Des logiciels EDMS et GED ouverts et diversifiés

Les fonctions de ces logiciels de gestion de documents sont très variées :

  • L’acquisition des documents techniques et administratifs comme par exemple l’intégration de volumes très élevés de documents via un scanner ou des fichiers d’import.
  • L’indexation c’est à dire le stockage des documents avec leur identification est aussi clé
  • Le classement des documents avec les plans de classements de l’EDMS est très important pour permettre d’organiser et de classer tous les fichiers qui sont indexés !
  • Les fonctions de recherche sont parmi les outils les plus utilisés car ce sont elles qui permettent aux utilisateurs de retrouver les fichiers qui les intéressent.

En étant dématérialisés, les document sont alors accessibles par tous, quel que soit leur localisation : sur le chantier, au bureau… Récupérer l’information est alors beaucoup plus facile que lorsqu’elle était au format papier, sans compter les gains en stockage et en impressions. Il faut cependant garantir la confidentialité des informations au travers d’une gestion des droits d’accès très poussée. Même si la plupart du temps les documents sont lus directement au travers du logiciel de gestion documentaire, les fichiers peuvent aussi être téléchargés et imprimés.

Les workflows de validation dans la GED

Les workflows pour échanger et partager les documents techniques et administratifs permettent de structurer et de contrôler automatiquement les échanges et de garantir leur traçabilité. En segmentant les processus par étape avec des interlocuteurs différents ou non, et en définissant un process bien identifié, ces outils de gestion de documents valorisent les flux d’échanges et assurent le respect des procédures et des normes. Ces processus peuvent dans certains cas aussi faire évoluer les états des documents et compléter leurs informations selon le contexte. Cela permet de faire gagner un temps précieux à tous les intervenants du projet de construction et en particulier aux documentalistes. Il ne faut pas oublier que tous ces documents sont organisés selon des plans de classement et selon leur métadonnées : ce ne sont donc pas que des documents flottants sans identifications ou liens ! Ces métadonnées sont essentielles pour la recherche et l’accès aux informations et pour leur traitement.

Le collaboratif dans la gestion des documents avant tout !

Au delà des enjeux de réglementations et de respect des procédures, un vrai défi dans les projets de travaux publics est la capacité à coordonner et à faire collaborer un très grand nombre de corps de métier. Ainsi de plus en plus d’outils et de fonctions au service de la collaboration voient le jour pour développer les échanges et le partage pendant tout le projet. Cela peut être des systèmes de chat en ligne, de forums de discussions, des possibilités de mettre en place des conférences téléphoniques au travers de la plateforme, etc. Il ne faut pas amalgamer les outils numériques avec des freins aux échanges et au collaboratif ! Au contraire dans les projets où les acteurs sont très divers, n’interviennent pas au même moment, voire ne parlent pas la même langue (au sens langage tout comme au sens métier), les logiciels de GED sont de formidables atouts au service de la collaboration. Ils deviennent de vraies plateformes collaboratives facilitant les échanges, la recherche, le partage, et aussi le respect des délais comme chacun est au courant au bon moment des informations et des données qui le concernent.

 

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