Le cahier des charges : un outil de communication indispensable pour tout projet informatique

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Les projets informatiques sont de plus en plus complexes dans les entreprises et notamment les projets de changement d’ERP, parfois plus longs mais toujours importants et qui mobilisent davantage les ressources en perturbant parfois le bon fonctionnement quotidien. Autant de raisons essentielles qui justifient de bien préparer son projet informatique en rédigeant cahier des charges, mais pourquoi ?

 

Quel est l’intérêt de l’élaboration d’un cahier des charges ?

Un cadre structuré pour chacune des parties : la formalisation d’un cahier des charges constitue le point de départ de tout projet informatique et conditionne bien souvent sa réussite. Il apporte un cadre structuré à l’ensemble des personnes impliquées.

De nombreux problèmes en cours de projet entre le maître d’ouvrage et le maître d’oeuvre résultent dans plusieurs cas de l’absence de ce précieux document contractuel : mauvaise compréhension ou interprétation des objectifs à atteindre, vision différente de la nature du projet dans sa globalité, non-respect des règles préalablement établies…

Que vous soyez impliqué dans la gestion de projet en tant qu demandeur ou concepteur, que vous prévoyiez développer votre propre projet ou répondre à un appel d’offres, la préparation d’un CDC, en plus du gain de temps qu’il génère, vous permet de vous soustraire de ces pièges ou de limiter les dégâts.

 

Qu’est-ce qu’un cahier des charges ? À quoi sert-il ?

Le premier pas vers la réussite du projet ERP : le cahier des charges – autrement nommé le diagramme des exigences – constitue le tout premier document contractuel d’un projet informatique (développement d’un logiciel ou d’un objet connecté, création d’un site Internet, mise en place d’un cloud,…) entre le demandeur et le concepteur. C’est également le principal outil de communication et de dialogue, le point de référence à la fois entre l’entreprise et l’intégrateur ERP et entre le chef de projet et les divers collaborateurs en interne comme le montre très bien ce schéma sur le site de TVH Consulting.

Il a pour objectif de décrire tous les détails et spécifications d’un projet, de rassembler le plus d’informations possibles pour concevoir un contenu explicatif exhaustif décrivant les grandes étapes d’un projet. Ces informations ainsi répertoriées serviront au prestataire pour qu’il puisse produire un devis qui corresponde de façon précise aux idées émises par le maître d’ouvrage, qui soit conforme à ses besoins et à ses attentes. Ce devis, une fois validé et signé par le demandeur, fera office de contrat et le liera au prestataire jusqu’à la fin du projet.

Quand on sait que 3 projets ERP sur 4 coûtent plus cher que prévu, c’est essentiel !

 

À quelle étape du projet ERP le CDC intervient-il ?

Au tout début du projet afin de confirmer la vision commune des parties : dans le cadre d’un projet ERP plus particulièrement, les personnes souhaitant par exemple la mise en place d’un cloud, le développement d’un logiciel, éprouvent bien souvent de la difficulté à définir leurs besoins avec exactitude.

 

De quels éléments un CDC pour projet informatique est-il constitué ?

Comme nous l’avons vu précédemment, afin de rationaliser la gestion de projet dans le cadre d’un projet ERP, la rédaction d’un diagramme des exigences est quasi incontournable. Mais pour bien jouer son rôle, de quels éléments doit être composé ce document contractuel ? Voici une liste des principaux points :

  • Description du contexte, des enjeux, du positionnement stratégique du projet;
  • Définition des objectifs, du but recherché;
  • Évaluation et formalisation des besoins de manière synthétique;
  • Définition des caractéristiques techniques, fonctionnelles et organisationnelles;
  • Définition des moyens et contraintes;
  • Périmètre du projet, définition du nombre de ressources humaines requis, capital humain impacté par la mise en œuvre du projet;
  • Planning prévisionnel, gestion des livrables et production de la documentation;
  • Clauses juridiques comprenant trois parties, soit un calendrier précis des engagements du fournisseur à produire des résultats, les clauses de cession des droits et les modalités de validation.

 

Pourquoi avoir recours à une conseil extérieur pour la rédaction d’un CDC ?

Procéder à un comparatif des soumissions pour mieux choisir : si en tant que PME vous ne disposez pas d’un cahier des charges en vue de la réalisation d’un projet informatique complexe ou de la mise en place d’un ERP, des intégrateurs spécialisés dans ce type de rédaction peuvent vous construire un document qui reflète parfaitement vos attentes. Pour faire affaires avec le meilleur intégrateur qui soit dans ce domaine, n’hésitez pas à faire un comparatif des différentes offres et solutions qui vous seront soumises.

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