Les flux d’informations et le document control dans les projets de BTP

Les solutions de document control en BTP

Les projets de BTP font intervenir des spécialités très variées : architectes, plombiers, maçons, chefs de chantier, maîtres d’œuvre… leur connaissance du projet et les informations auxquels ils doivent et peuvent accéder ne sont donc pas du tout les mêmes ! Malgré cela ils doivent échanger, partager et consolider énormément d’informations à des niveaux différents et pourtant interconnectés. C’est une des raisons majeures pour lesquelles la gestion des flux d’informations dans les projets de bâtiment et de travaux publics est critique pour leur réussite.

Le document control ou la maîtrise des les flux d’informations

Il existe de nombreux logiciels pour gérer l’informations et les documents dans les projets, comme les EDMS (Electronic Document Management Systems), mais tous ne sont pas adaptés pour autant. En effet les problématiques de gestion des flux documentaires sont très spécifiques dans le secteur de la construction à cause du nombre de sociétés et d’entreprises qui interviennent avec des rôles très divers. De plus, le respect du planning et la criticité des normes et des risques de tels projets sont assez uniques. On parle ainsi souvent de “logiciel de Document Control” et non uniquement de gestion documentaires. Il s’agit en effet de vraiment contrôler et maîtriser les flux d’informations et d’échanges pour répondre aux défis de confidentialité, de respect des procédures, de traçabilité des processus, etc.

Les logiciels de gestion des flux documentaires doivent donc accompagner le Document Controller qui est en charge de la bonne diffusion et du bon accès à l’informations par tous.

Qu’entend vraiment par document control actuellement ?

Avec la digitalisation dans les projets de BTP des documents et au-delà de toute l’information, les flux d’échanges sont de plus en plus dématérialisés. Les documents sont à la fois numérisés, mais les procédures sont aussi matérialisées informatiquement au travers de workflows qui permettent de structurer les différentes étapes des process et de faire intervenir chacun lorsqu’il le doit. En automatisant ainsi les échanges, on garantit la traçabilité et la bonne diffusion des informations à travers tout le projet. Chacun sait ce qu’il doit savoir, et accède aux documents qui le concernent suivant ses droits et son rôle dans le projet. L’information circule ainsi pendant toute la durée de vie du projet entre tous les intervenants : c’est un vrai réseau de diffusion et de partage qui se met en place ! L’enjeu est à la fois d’accélérer le travail de chacun mais aussi d’organiser les échanges pour mieux les structurer.

En gérant les procédures et les processus au travers de workflows documentaires, les outils de document control assurent de disposer d’une vision précise du planning d’avancement et des retards afin de respecter ou en tout cas d’être averti en cas de dérive par rapport aux deadlines du projet. Ce sont des points essentiels dans les projets de BTP qui peuvent représentés des milliards d’euros ! Cela facilite grandement le travail des chefs de projets et des document controllers qui sont en charge de la bonne avancée du projet et des processus.

Document control et classement des informations

Nous avons abordé la dématérialisation des documents et des processus, mais un autre point important pour assurer un document control efficace est la classification et l’organisation de configuration documentaires. En effet, les documents et les informations dans les projets de BTP sont souvent liés entre eux. Les documents ne sont pas tous indépendants! Ils doivent ainsi être classés grâce à ce qu’on appelle des métadonnées qui ont pour rôle de faire porter les informations d’identification à la fiche du document et non pas au document en tant que tel. En plus de ces métadonnées, les documents peuvent être regroupés et structurés au sein de plans de classement qui sont nécessaires pour le document control. Ces dossiers documentaires permettent de lier les données et d’analyser l’impact des évolutions de certaines parties sur l’ensemble : entre la note de calcul d’un équipement et son plan CAO par exemple.

Pour finir, le respect des droits et de la confidentialité des informations est aussi un point important pour le Document Controller et qui doit être garanti par les solutions de document control.

 

Laisser un commentaire